Cómo recuperar el IVA de una factura impagada
Una de las situaciones más frustrantes para cualquier autónomo o empresa es emitir una factura, declarar su IVA y comprobar después que el cliente no paga.
Imaginemos una factura de 12.100 euros:
- Base imponible: 10.000 €
- IVA al 21 %: 2.100 €
- Total factura: 12.100 €
La empresa no ha cobrado nada, pero puede haber tenido que declarar los 2.100 euros de IVA repercutido.
¿Significa esto que ese IVA se ha perdido definitivamente?
No necesariamente.
La Ley del IVA permite, cumpliendo determinados requisitos, reducir la base imponible cuando un crédito se convierte total o parcialmente en incobrable. Es lo que habitualmente denominamos “recuperar el IVA de una factura impagada”.
Eso sí: no basta con que el cliente no pague. Hay que seguir un procedimiento y, sobre todo, respetar los plazos.
¿Por qué has pagado IVA si el cliente todavía no te ha pagado?
En el régimen general del IVA, el impuesto se devenga según las reglas legales correspondientes a la operación, no simplemente cuando el cliente realiza el pago.
Por eso puede darse una situación especialmente incómoda:
has emitido la factura, has declarado el IVA, pero todavía no has cobrado al cliente.
Si posteriormente el crédito cumple los requisitos legales para considerarse incobrable, la normativa permite modificar la base imponible y rectificar el IVA repercutido.
No estamos ante la simple anulación de una factura.
Estamos ante un procedimiento fiscal específico para créditos incobrables.
¿Cuándo se considera incobrable una factura a efectos del IVA?
La Ley exige varias condiciones.
1. Debe haber transcurrido un determinado plazo
La regla general establece que debe haber transcurrido un año desde el devengo del IVA sin haber obtenido el cobro total o parcial del crédito.
Sin embargo, existe una regla especialmente importante para pequeñas y medianas empresas.
Cuando el volumen de operaciones del acreedor durante el año natural anterior no hubiera excedido de 6.010.121,04 euros, puede optar por utilizar un plazo de:
6 meses o 1 año.
Por tanto, una pequeña empresa no tiene necesariamente que esperar siempre doce meses para iniciar el procedimiento.
2. La factura debe estar correctamente registrada
El impago debe estar reflejado en los libros registro exigidos a efectos del IVA.
El Reglamento exige, además, que las operaciones cuya base imponible vaya a modificarse hayan sido facturadas y anotadas correctamente en el libro registro de facturas expedidas.
Esto demuestra otra vez por qué una contabilidad y unos registros actualizados son importantes.
No solo sirven para presentar impuestos.
También pueden ser necesarios para ejercer posteriormente un derecho fiscal.
¿Hay que reclamar al cliente antes de recuperar el IVA?
Sí.
Este es uno de los requisitos fundamentales.
La empresa o autónomo debe haber instado el cobro mediante alguno de los medios admitidos legalmente.
Actualmente la ley admite:
- reclamación judicial;
- requerimiento notarial;
- u otro medio que permita acreditar fehacientemente que se ha reclamado el cobro al deudor.
Esto último es importante porque la normativa actual ya no limita necesariamente la acreditación a demanda judicial o requerimiento notarial.
Lo verdaderamente importante es poder demostrar de manera suficiente que el acreedor reclamó efectivamente la deuda.
Un simple correo informal puede no ofrecer el mismo nivel de seguridad probatoria que un mecanismo que permita acreditar fehacientemente contenido, destinatario y recepción.
¿Qué ocurre si el cliente es un particular?
También puede existir la posibilidad de modificar la base imponible cuando el destinatario no actúa como empresario o profesional, pero existe un requisito adicional.
La base imponible de la operación, IVA excluido, debe ser superior a 50 euros.
Por tanto, la recuperación del IVA por impago no está limitada exclusivamente a operaciones entre empresas.
El plazo más peligroso: cuándo emitir la factura rectificativa
Aquí se comete uno de los errores más graves.
No basta con esperar seis meses o un año y decidir recuperar el IVA cuando nos acordemos.
Una vez finalizado el periodo correspondiente de 6 meses o 1 año, la modificación debe realizarse dentro de los 6 meses siguientes.
Pongamos un ejemplo sencillo.
Ejemplo
Una pequeña empresa emite una factura el:
15 de enero de 2026
y opta por utilizar el periodo de seis meses.
Si concurren los demás requisitos, habrá que vigilar cuidadosamente el calendario a partir del cumplimiento del periodo correspondiente para realizar la modificación dentro de la ventana legal.
Por eso recomendamos no revisar los impagados únicamente una vez al año.
Lo ideal es mantener un control mensual de facturas vencidas.
¿Cómo se recupera el IVA?
El proceso tiene varias fases.
Paso 1. Identificar la factura impagada
Hay que comprobar:
- fecha de la operación;
- fecha de devengo;
- importe pendiente;
- pagos parciales, si existen;
- situación del deudor;
- y plazo aplicable.
Paso 2. Reclamar fehacientemente la deuda
Debe poder acreditarse que se ha intentado cobrar.
Puede utilizarse reclamación judicial, requerimiento notarial u otro procedimiento que proporcione prueba suficiente de la reclamación.
Paso 3. Emitir una factura rectificativa
Una vez cumplidos los requisitos debe emitirse la correspondiente factura rectificativa, reduciendo la base imponible y la cuota de IVA repercutida.
El Reglamento del IVA obliga a expedirla y remitirla al destinatario, y condiciona la reducción de la base imponible a dicha expedición y remisión.
No debemos simplemente borrar o modificar la factura original.
La operación original permanece documentada y se realiza posteriormente su rectificación.
Paso 4. Comunicar la modificación a la AEAT
Este paso es fundamental.
El acreedor debe comunicar electrónicamente a la Agencia Tributaria la modificación de la base imponible.
El plazo es:
1 mes desde la fecha de expedición de la factura rectificativa.
La comunicación se realiza electrónicamente mediante el procedimiento habilitado por la AEAT.
Además, deben aportarse electrónicamente los documentos exigidos, entre ellos la factura rectificativa y, en los créditos incobrables, la documentación que acredite la reclamación del cobro.
Ejemplo completo: factura de 12.100 euros
Supongamos:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 10.000 € |
| IVA 21 % | 2.100 € |
| Total factura | 12.100 € |
| Cobrado | 0 € |
La empresa declaró inicialmente:
2.100 € de IVA repercutido.
Si posteriormente se cumplen los requisitos legales para considerar el crédito incobrable, podrá emitir la factura rectificativa correspondiente y reducir la cuota repercutida.
De esta forma podrá ajustar en su liquidación del IVA esos 2.100 euros, siguiendo correctamente el procedimiento.
El crédito de 12.100 euros frente al cliente no desaparece por ello.
Recuperar el IVA no significa perdonar la deuda.
La empresa puede continuar reclamando al cliente.
¿Qué ocurre si solo se ha cobrado una parte de la factura?
También puede modificarse parcialmente la base imponible.
La Ley permite la reducción proporcional cuando el crédito resulte total o parcialmente incobrable.
Por ejemplo:
Factura total: 12.100 €
Cobrado: 6.050 €
Pendiente: 6.050 €
Habrá que determinar correctamente la parte de base imponible e IVA correspondiente al importe pendiente.
La normativa contiene además reglas específicas sobre cómo interpretar los pagos parciales realizados antes de la modificación.
Por eso, cuando hay cobros parciales, recomendamos hacer el cálculo individualizado.
¿Y si después de recuperar el IVA el cliente termina pagando?
Este supuesto tiene una regulación específica.
Cuando el destinatario es empresario o profesional, la regla general establece que, practicada correctamente la reducción por crédito incobrable, la base imponible no vuelve automáticamente a modificarse al alza simplemente porque posteriormente se cobre.
Sin embargo, existen excepciones.
Por ejemplo, si el acreedor desiste de la reclamación judicial o llega a un acuerdo de cobro con el deudor después del requerimiento correspondiente, la ley puede obligar a modificar nuevamente la base imponible al alza mediante otra factura rectificativa.
Por tanto, no debemos aplicar una regla automática.
¿Qué ocurre si el cliente entra en concurso?
Aquí cambia el procedimiento.
Cuando el deudor ha sido declarado en concurso existe un régimen específico de modificación de la base imponible distinto del procedimiento ordinario de créditos incobrables.
Los plazos y requisitos son diferentes.
Por eso, si recibimos noticia de que un cliente ha entrado en concurso, no recomendamos esperar al plazo ordinario de seis meses o un año.
Hay que revisar inmediatamente la fecha de la declaración de concurso y aplicar el régimen específico del artículo 80.Tres de la Ley del IVA.
Casos en los que existen limitaciones
La Ley establece determinadas exclusiones y especialidades.
Entre otras, existen reglas específicas para:
- créditos con garantía real, en la parte garantizada;
- créditos afianzados por entidades de crédito o cubiertos por determinados seguros, en la parte cubierta;
- operaciones entre personas o entidades vinculadas;
- determinados destinatarios no establecidos en el territorio de aplicación del impuesto;
- y situaciones concursales.
Por eso no conviene automatizar la recuperación de IVA simplemente aplicando una fecha.
Cada expediente debería revisarse.
¿Y si quien debe el dinero es una Administración Pública?
También existe un procedimiento específico.
En este caso, la acreditación de la reclamación se sustituye por una certificación del órgano competente del ente público deudor, conforme a los requisitos establecidos por la norma.
De nuevo, no debemos tratar todos los impagados exactamente igual.
Los 5 errores más frecuentes al intentar recuperar el IVA
1. Dejar pasar los plazos
Probablemente el error más habitual.
La empresa descubre años después que determinadas facturas nunca se cobraron.
Puede ser demasiado tarde para utilizar el procedimiento correspondiente.
2. No haber reclamado correctamente el cobro
Decir:
“Llevamos meses llamándole”
no equivale necesariamente a poder acreditar fehacientemente una reclamación.
3. Anular la factura original
La solución no consiste en borrar la operación.
Debe utilizarse una factura rectificativa.
4. Emitir la rectificativa pero no comunicarla a Hacienda
La comunicación electrónica a la AEAT forma parte del procedimiento y existe un plazo de un mes desde la expedición de la factura rectificativa.
5. No distinguir un impagado ordinario de un concurso
Los procedimientos y plazos son diferentes.
Cómo controlar los impagados para no perder el derecho a recuperar el IVA
Desde SR Consultores recomendamos que cualquier empresa tenga, como mínimo, un listado mensual con estas columnas:
Cliente | Factura | Fecha | Base | IVA | Total | Vencimiento | Cobrado | Pendiente | Reclamado | Fecha reclamación | Fecha límite fiscal
No hace falta un programa complejo.
Puede hacerse perfectamente mediante una hoja de cálculo.
Lo importante es que ninguna factura quede olvidada durante meses.
Una factura impagada es también un problema fiscal
Cuando un cliente deja de pagar pensamos normalmente en un problema comercial o de tesorería.
Pero existe también una consecuencia fiscal.
La empresa puede haber ingresado a Hacienda un IVA que nunca ha llegado a cobrar.
La legislación proporciona un mecanismo para corregir esa situación, pero exige cumplir requisitos formales y plazos concretos.
Por eso, cuando exista una factura vencida, la pregunta no debería ser solamente:
“¿Cuándo me pagará el cliente?”
También debemos preguntarnos:
“¿Qué fecha límite tengo para proteger fiscalmente este impagado?”
¿Tienes facturas antiguas pendientes de cobrar?
En SR Consultores podemos revisar las facturas pendientes y comprobar:
- cuáles están todavía dentro de plazo;
- qué procedimiento corresponde;
- cómo debe acreditarse la reclamación;
- cuándo emitir la factura rectificativa;
- cómo comunicar la modificación a la AEAT;
- y cómo reflejar correctamente la operación en IVA y contabilidad.
📍 Collado Villalba, Madrid
🌐 srconsultores.es
Fiscal · Contable · Laboral
Contenido informativo. La recuperación del IVA depende de las circunstancias concretas del crédito y del cumplimiento de los requisitos y plazos establecidos en la normativa.